- Argumente für OfficeTalk -
Was ist OfficeTalk (siehe auch Fakten, Fakten, Fakten)
OfficeTalk ist ein Business-Process-Management-Suite (BPMS: BPM- und Workflow-System).
Unter "BPM" wird die Planung, Organisation der Geschäftsabläufe im Unternehmen, auch Geschäftsprozesse genannt, verstanden. Der Begriff wird in der Literatur auch mit dem Begriff BPM bezeichnet. In der Praxis ist das eine ständige Hauptaufgabe der Geschäftsführung oder der dafür Verantwortlichen. Ein BPMS-System unterstützt die Verantwortlichen bei eben dieser Aufgabe.
Unter "Workflow" wird die aktive Steuerung von Geschäftsprozessen bezeichnet. Ein Workflow-System kümmert sich dabei um die Fragen Wer muss Welche Aufgabe Wann und Wie erledigen. Die Aufgabe eines Workflow-Systems besteht also darin, die Mitarbeiter in einem Unternehmen in der Ausführung ihrer Aufgaben zu unterstützen, und dabei die Performance des Unternehmens zu verbessern.
OfficeTalk enthält BPM- und Workflow-Funktionalität und wird deshalb als "Suite" bezeichnet.
Wer kann OfficeTalk einsetzen
OfficeTalk kann in KMU's, in mittelständischen Firmen und in Konzernen eingesetzt werden. Aufgrund seiner Architektur eignet es sich jedoch besonders für KMU's und für mittelständischen Firmen.
Wann brauchen Sie OfficeTalk
Sie wollen Ihre Geschäftsabläufe
verbessern
Noch immer, trotz
vieler verfügbarer Hilfsmittel, gibt es in der
Abwicklung der geschäftlichen Aktivitäten viel
Leerlauf. Das bedeutet mehr Zeitbedarf und letztendlich
auch erhöhte Kosten. Die Abwicklung der geschäftlichen
Aufgaben dauert zu lange und die vorhandenen
Medienbrüche sind oft hinderlich. Im schlimmsten Fall
zeigen Ihnen die Kunden dadurch die kalte Schulter. Mit
OfficeTalk können Sie Ihre Geschäftsaktivitäten
schneller, effizienter und effektiver gestalten.
Sie setzen verschiedene Systeme
(Applikationen) ein und wollen diese in einem gemeinsamen
Arbeitsablauf (Workflow) zusammenfassen
Der Einsatz
unterschiedlicher Systeme nach dem
"Best-Practice"-Ansatz bieten Ihnen natürlich
in den jeweiligen Einsatzbereichen gewichtige Vorteile.
Ein Zusammenwirken dieser verschiedenen Systeme ist aber
meistens nicht möglich. Es fällt also zusätzlicher
Organisationsaufwand an, um die verschiedenen Systeme
fachlich miteinander zu verzahnen. Auch wenn Sie die
unterschiedlichen Geschäftsbereiche durch Systeme eines
einzigen Herstellers abdecken, können Sie i.d.R. dessen
Welt nicht verlassen oder verändern. Wenn Sie
beispielsweise nach der Rechnungserstellung ein
bestimmtes Dokument an den Lieferanten senden müssen,
dieses aber in Ihrem System nicht vorgesehen ist, sind
Sie dafür auf zusätzliche organisatorische Aktivitäten
angewiesen. Mit OfficeTalk können Sie den Arbeitsablauf
so gestalten, dass nach der Rechnungserstellung in Ihrem
System dem Lieferanten automatisch das Dokument gesandt
wird.
Ein weiteres Beispiel für die Integration mehrerer
Fachsysteme von unterschiedlichen Herstellern:
Sie setzen ein CRM-System für die Kundenbeziehungen,
eine Datenbanksystem für eine zentrale Wissensbank und
ein Buchhaltungssystem für die Finanzbuchhaltung ein.
Mit OfficeTalk können Sie diese drei Systeme in einen
gemeinsamen Arbeitsablauf (Workflow) integrieren.
Sie wollen Ihre Geschäftsfelder um neue und
innovative Kundenservices erweitern
Sie wissen, um
dauerhaft und erfolgreich im Markt bestehen zu können,
müssen Sie ihren Kunden innovative Mehrwertdienste
anbieten. Nur wenn sich der Kunde bei Ihnen gut versorgt
fühlt, bleibt er Ihnen treu. Diese Dienste erleichtern
Ihnen auch die Neukundengewinnung. Das können u.a. neue
und innovative Aktivitäten in den Bereichen Internet,
Dokumentenmanagement oder Knowledgebase sein.
ISO-Zertifizierung
Wenn Sie Ihr
Unternehmen ISO-9000 zertifizieren lassen wollen oder
müssen, brauchen Sie Werkzeuge, um Ihre
Geschäftsprozesse zu strukturieren und zu dokumentieren.
Und ergänzend dazu können Sie diese mit OfficeTalk
dokumentierten Geschäftsprozesse zusätzlich
ausführen. D.h. OfficeTalk sagt Ihnen, wer
welche Aufgabe wann und
wie erledigen muss.
Basel-2
In der Zukunft wird
Basel-2 für Unternehmen ein ständiger Begleiter sein.
Wenn Sie Ihr Unternehmen also Basel-2 konform gestalten
wollen, müssen Sie die Abläufe (Geschäftsprozesse) in
Ihrem Unternehmen transparent machen. Und als
zusätzliches Bonbon können Sie diese so erstellte
Geschäftsprozessdokumentation auch gleich zum Steuern
Ihrer geschäftlichen Aktivitäten verwenden.
Ihre Vorteile durch den Einsatz von OfficeTalk
Schlankere Geschäftsprozesse (Abläufe ,
Vorgänge)
Die Abläufe Ihrer Geschäftsprozesse werden
übersichtlicher. Das hilft Ihnen z.B. bei einer ISO-9000
Zertifizierung.
Kosteneinsparung bei den Geschäftsprozessen
(Abläufe , Vorgänge)
Der Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse wird effizienter und
damit ökonomischer und alle beteiligten Mitarbeiter sind
dadurch auch zufriedener.
Zeiteinsparung bei
den Geschäftsprozessen (Abläufe , Vorgänge)
Durch die Abwicklung effektiverer Geschäftsprozesse
sparen Sie Zeit und damit Kosten.
Potential für neue kundenorientierte
Geschäftsprozesse (Abläufe , Vorgänge)
Durch die Zeit- und Kosteneinsparungen können Sie neue
Geschäftsbereiche und -felder erschließen und damit
Ihre Geschäftsaktivitäten ausweiten.
OfficeTalk ist ein deutsches Produkt und wird bei JOOPS Informationstechnik GmbH entwickelt. Damit haben Sie, falls es erforderlich sein sollte, direkten und schnellen Zugriff auf die Unterstützung durch den Hersteller.
Einige Beispiele möglicher Einsatzgebiete von OfficeTalk
Facilitymanagement und Objekteverwaltung | ||
Versicherungsakquisition im Maklerbüro | ||
Kundenakquisition und -gewinnung | ||
Helpdesk-Lösungen im IT-Bereich | ||
Beschwerdemanagement im Servicebereich | ||
Kundenservice-Lösungen | ||
Rechnungseingangsprüfung im Debitorenbereich | ||
Projektverwaltung und -steuerung | ||
Produktakquise vom Erstkontakt bis zum Support |
Mit OfficeTalk können Sie Abläufe im Unternehmen verbessern und auch ständig weiterentwickeln. Mit dem Einsatz sparen Sie nicht nur Zeit bei der Ausführung jedes Geschäftsprozesses, sondern auch Geld (nach unabhängigen Untersuchungen ca. 8% - 15 % pro Geschäftsprozess). Außerdem können Sie damit auch u.a. die Kundenbindung verbessern.
Boosting processes with OfficeTalk
Mit Klick auf Einführung.pdf laden Sie die detaillierte
Einführung zu OfficeTalk (ca. 800 KB). Darin sind die
Konzepte und die wichtigsten Funktionalitäten
beschrieben. Mit Klick auf Beschreibung.pdf laden Sie die komprimierte Beschreibung zu OfficeTalk (ca. 400 KB). (Falls Sie Adobe Acrobat Reader nicht besitzen, können Sie ihn kostenlos von http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html laden) |
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