Organigramm des Unternehmens für die Prozessausführung erstellen und verwalten

Mit dem Organigramm-Manager können Sie beliebig gestaltete Unternehmensstrukturen als Organigramm erstellen und verwalten. Das Organigramm wird unter anderem verwendet, um festzulegen, wer welche Prozesse wie verwenden darf.

Ob einfache oder komplexe Unternehmensstrukturen, der Organigramm-Manager ist allen Arten gewachsen.

Prozess modellieren

Mit dem Designer können Sie den Prozessablauf grafisch und textuell beschreiben. Darin bestimmen Sie z.B. wer später welche Teilschritte eines Prozesses erledigen muss, wie lange die Ausführung der Teilschritte dauert, und viele weitere Aspekte für die zukünftige Ausführung.

Mit dem Designer können Fach- und IT-Experten gemeinsam den Prozess modellierten und erreichen so ein besseres Verständnis.

Prozess simulieren

Mit dem Simulator können Sie den Ablauf eines modellierten Prozesses simulieren. Dadurch sehen Sie die Auslastung, den Zeitbedarf, den Ressourcenverbrauch und viele weitere Ergebnisse einer Ausführung.

Mit dem Simulator können bereits in Vorfeld Prozessfehler vermieden werden.

Prozess analysieren

Mit dem Analyser können Sie den Prozessablauf sowohl technisch als auch fachlich analysieren. Mit der fachlichen Analyse erhalten Sie die Key-Performance-Indicators (KPI) und können damit die Effizienz des Prozesses verbessern.

Die technische Analyse stellt sicher, dass Sie die technischen Bedingungen für den Prozessablauf eingehalten haben.

Prozess ausführen

Der Scheduler steuert die Ausführung des Prozesses. Er ist unter anderem dafür verantwortlich, dass die richtige Person den richtigen Teilschritt des Prozesses zum vorgegebenen Zeitpunkt vorgelegt erhält und auch ausführt.

Der Scheduler stellt also sicher, dass Prozesse unter anderem immer rechtzeitig ausgeführt werden.

Workflowengine

Die Funktionalität des Schedulers steht als Workflowengine für SOAP-fähige Applikationen zur Verfügung. Damit können Applikationen ihre Funktionen mit Webservices der Workflowengine um Workflowfunktionalität erweitern. OfficeTalk stellt die dafür erforderliche Infrastruktur zur Verfügung. Webservices sind durch das World Wide Web Consortium (W3C)  international normiert. 

Mit der Workflowengine ist die Steuerung von Prozessen durch OfficeTalk auch über das Web möglich.

Prozesshierarchie

Um umfangreiche Aufgaben im Unternehmen übersichtlich und effizient umzusetzen, können größere Prozesse mit dem Hierarchie-Browser in Teilprozesse zerlegt werden. Der Schedulder unterstützt für die Ausführung Prozesshierarchien.

Mit dem Hierarchie-Browser behalten Sie auch bei komplexen Prozessstrukturen den Überblick.

Eskalation der Prozessausführung

Der Eskalations-Manager ist dafür verantwortlich, dass der Prozess innerhalb der vorgegebenen Zeitspanne erledigt wird. Falls nicht, wird der Prozess farblich markiert und bei Verwendung der aktiven Eskalation werden zusätzliche Aktionen ausgeführt. Die zusätzlichen Aktionen benachrichtigen eine Person per E-Mail oder starten einen weiteren Prozess. Mit der Konfiguration des Eskalations-Managers werden die zusätzlichen Aktionen konfiguriert.

Der Eskalation-Manager hilft Ihnen bei Prozessverzögerungen rechtzeitig und richtig zu reagieren.

Stellvertretersteuerung

Der Delegator ist Teil, des Schedulers und ist für die Delegation eines Prozesses an den Stellvertreter verantwortlich. Wenn die ursprünglich verantwortliche Person für die Ausführung des Prozesses nicht verfügbar ist, wird die Ausführung an ihren Stellvertreter weitergeleitet.

Der Delegator stellt sicher, dass sich ein Prozessablauf nicht unnötig verzögert.

Prozessablage für Personen und Personengruppen

Der Prozess kann mit dem Delegator während seiner Ausführung sowohl an eine einzelne Person, als auch an eine Personengruppe (z.b. Team) zur weiteren Ausführung delegiert werden. Bei der Delegation an eine Personengruppe kann jede Person, die die erforderliche Berechtigung besitzt, den Prozess aus der Gruppe entnehmen und weiterführen.

Der Delegator unterstützt somit die gruppendynamische Arbeit.

Ablaufhistorie

Durch die Ausführung des Prozesses entsteht eine umfangreiche Historie. Mit dem Historie-Manager können Sie diese Ablaufhistorie nach vielfältigen Kriterien analysieren.

Ob Prozesskosten, Auslastung oder Laufzeit des Prozesses, nichts bleibt Ihnen mit dem Historie-Manager verborgen.

Soll/Ist-Analyse und Verteilung

Mit dem Soll/Ist-Manager können Sie die Planwerte des Prozesses aus den Ist-Werten zurückliegender Prozessabläufe errechnen lassen. Dadurch optimieren Sie die Vorlage für die zukünftigen Prozessabläufe.

Mit dem Soll/Ist-Manager können zukünftige Prozesse von den Ergebnissen abgeschlossener Prozesse profitieren.

Applikation mit COM® und DotNET® im Prozessablauf integrieren

Durch die Eigenschaft als Integrationsplattform können an externe Applikationen Prozessaufgaben delegiert werden. Mit dem Application-Controller werden externe Applikationen dazu aktiv in den Prozessablauf eingebunden. Mit den generischen Schnittstellen für COM, DCOM und DotNet (nur auf Win­dows-Plattformen) kann OfficeTalk im Prozessablauf externe Applikationen aktiv steuern.

Mit dem Application-Controller können Sie COM- und DotNet-fähige Applikationen in den Prozessablauf integrieren und damit ungeahnte Synergien erreichen.

Applikationen mit Webservice und HTTP-Request im Prozessablauf integrieren

Mit dem Web-Connector können  externe Systeme und Applikationen, die entweder HTTP-Request oder Webservices auf Basis von SOAP unterstützen, in den Prozessablauf eingebunden werden. Mit der Workbench wird der Web-Connector für diese Aufgabe konfiguriert.

Mit dem Web-Connector können Sie HTTP-Request- und Webservice-fähige Applikationen in den Prozessablauf integrieren und damit ungeahnte Synergien erreichen.

Benutzerdefinierte Eingabedialoge für Prozesse

Mit der Workbench können eigene Dialoge für die Eingabe von prozessspezifischen Daten erstellt werden. Diese Dialoge werden im Prozessablauf an geeigneter Stelle zugewiesen. Die Erstellung der Dialoge erfolgt großteils grafisch.

Durch benutzerdefinierte Eingabedialoge kann der Prozess exakt auf Ihre Anforderungen abgestimmt werden.

Filialen in den Prozessablauf integrieren

Mit dem Connecion-Manager können entfernte Büros und Personen in den Ablauf des Prozesses eingebunden werden.

Durch dem Connecion-Manager kann ein Prozess ohne großen Aufwand von der Filiallösung bis zum Homeoffice in einem örtlich verteilten Unternehmen ausgeführt werden.

Inhalte von externen Datenbanken im Prozessablauf verwenden

Um Datenbanken externer Applikationen im Prozessablauf zu nutzen, kann ein Prozess mit dem Data-Connector für den Zugriff auf externe Datenbanken konfiguriert werden.

Mit dem Data-Connector kann die Integration von Applikationen durch den Application-Controller und den Web-Con­nector sinnvoll vervollständigt werden.

Aufgabenbereiche für die Ausführung von Prozessen anderer Personen

Aufgabenbereiche ermöglichen die Teilung von Verantwortlichkeiten im Unternehmen.